Spotkania biznesowe są nieuniknionym faktem życia korporacyjnego. Annenberg School of Communications w UCLA oraz Centrum Badań i Rozwoju University of Minnesota stwierdziły, że dyrektorzy firm spędzają w spotkaniach połowę swoich godzin pracy. Podczas zgłaszania prośby o spotkanie należy stosować odpowiednią etykietę biznesową, aby pomóc kierownictwu i innym współpracownikom w jak najlepszym wykorzystaniu ich ograniczonego czasu.
Przygotowanie
Przygotuj się na spotkanie przed wysłaniem prośby do potencjalnych uczestników. Stwórz szczegółowy plan, który określa cel i przedmioty, które zostaną objęte, w tym wszelkie elementy działań. Wymień wszystko, co będzie wymagane od uczestników. Pomoże Ci to zawęzić listę zgłoszeń do odpowiednich zaproszonych osób, zamiast zapraszać zbyt wiele osób.
Ramy czasowe
Określ dokładne ramy czasowe spotkania i upewnij się, że zacznie się ono i skończy się w momencie złożenia wniosku. To zachęci zaproszonych z napiętymi grafikami do wyrażenia zgody na przyjazd. Będą mogli zaplanować kolejne wydarzenie zaraz po spotkaniu i być pewni, że będą mogli się tam dostać. Pozwalanie na spotkania zaczynające się późno i biegnące z czasem to zła etykieta i brak szacunku dla osób, do których się przyłączyłeś.
Upraszanie
Wyślij swoje wezwania na spotkanie do potencjalnych uczestników. Użyj formatu preferowanego przez Twoją firmę. Na przykład, jeśli posiadasz standardowe oprogramowanie kalendarzowe lub programujące, użyj go do wysyłania zaproszeń. Poproś odbiorców, aby odpowiedzieli, czy będą w stanie uczestniczyć, i dołączą datę "proszę odpowiedzieć". Dzięki temu dowiesz się, że zaproszenie zostało odebrane i przeczytane.
Kontynuacja
Kontynuuj rozmowę telefoniczną, jeśli któryś z zaproszonych nie odpowiada przed określoną datą. Utrzymuj połączenie w prostocie. Zapytaj, czy dana osoba otrzymała Twoją prośbę o spotkanie i wyjaśnij, że nie dostałeś odpowiedzi. Potwierdź, czy będzie uczestniczył. Zwykle ktoś, kto nie odpowiada, nie planuje pójść na spotkanie, ale należy to wyjaśnić na wypadek, gdyby po prostu zapomniał odpowiedzieć.
Ostrzeżenie
Powiadom potwierdzonych uczestników tak szybko, jak to możliwe, jeśli z jakiegokolwiek powodu musisz odwołać spotkanie lub zmienić dzień, godzinę lub lokalizację. Pojawiają się sytuacje awaryjne, zmieniają się priorytety i ustalenia, ale niewłaściwą etykietą jest odwoływanie spotkania w ostatniej chwili lub wprowadzanie zmian, które mają wpływ na uczestników. Inni będą częściej odrzucać Twoje przyszłe wezwania na spotkania, jeśli nie uszanujesz ich czasu, natychmiast informując o zmianach lub anulacjach.
