W erze tekstów i błyskawicznych wiadomościach online, sztuka komunikacji telefonicznej wydaje się czasami wydawać, że idzie z daleka. Komunikacja telefoniczna może być swobodna, między przyjaciółmi lub bardziej formalną częścią biznesu. Skuteczna komunikacja telefoniczna zaczyna się, zanim jeszcze podniesiesz telefon. Myślenie o tym, jaki komunikat chcesz lub chcesz przekazać, o tym, w jaki sposób możesz uzyskać informacje i jak dobrze słuchać, jest częścią skutecznej komunikacji telefonicznej.
Znajdź trochę spokoju
Komunikacja przez telefon jest o wiele bardziej efektywna, gdy obie strony słyszą się wyraźnie bez szumu tła. Zaplanuj, aby zadzwonić, czy to do pracy, czy po prostu, aby dogonić starego przyjaciela, w czasie, gdy nie jesteś zobowiązany do udziału w jakimkolwiek innym biznesie. Jeśli bierzesz połączenie przychodzące, spróbuj znaleźć ciche miejsce w domu, w którym rozmówca nie będzie konkurować z resztą rodziny. Płaczące dźwięki, takie jak telewizja, ruch samochodowy i potrzebujące dzieci, mogą zakłócać zarówno słuchanie, jak i komunikację, utrudniając prowadzenie rozmowy telefonicznej.
Wybierz swoje słowa
Twój język odgrywa dużą rolę w rozwijaniu umiejętności skutecznej komunikacji telefonicznej. Bycie grzecznym jest zawsze oczekiwane, gdy rozmawiasz przez telefon, ale myślenie o słowach przed wykonaniem połączenia może pomóc ci jasno wyrazić swoją opinię, a także dać osobie po drugiej stronie linii dobre wrażenie. Napisanie scenariusza głównych punktów, które chcesz opisać, oprócz nazwisk osób, z którymi musisz porozmawiać, może pomóc ci utrzymać się na dobrej drodze, zgodnie z Departamentem Pracy stanu Idaho. Staraj się używać neutralnego języka, aby złagodzić negatywne reakcje, tak aby osoba, z którą rozmawiasz, będzie nadal słuchała. Wydział Informacyjny Stanu Karolina Południowa oferuje zwroty typu "proponuję" lub "polecam" zamiast "powinieneś" lub "musisz". Często, gdy osoba dzwoniąca nie słyszy, co chce lub nie chce usłyszeć na linii, przestaje słuchać, a twoja komunikacja została skutecznie zatrzymana.
Ubierz się
Może się okazać, że komunikujesz się lepiej przez telefon, kiedy siadasz prosto, ubrany w odpowiednie ubranie do danego zadania i w inny sposób zachowujesz się w profesjonalny sposób. Rozmowa podczas leżenia na kanapie może tłumić twój głos i utrudniać słyszenie osobie, z którą rozmawiasz. Jeśli używasz telefonu do celów zawodowych, przećwiczyć odpowiadanie na pytania przy użyciu partnera lub magnetofonu, aby uzyskać informację o tonie głosu, a także o rozmiarze mowy.
Posłuchaj w pełni
Komunikacja oznacza słuchanie, a także rozmowę. Słuchaj uważnie, nie wyłączając telefonu. Co jakiś czas potwierdzaj komentarz, aby rozmówca wiedział, że słuchasz, i nie tylko ją dostroiłeś. Ale nie komentuj tak często, że wydaje się, że po prostu wtrącasz te same zwroty - "Rozumiem", "dobrze", "OK" to kilka przykładów - bez słuchania naprawdę. Przygotuj notatnik i długopis, abyś mógł zapisać wszelkie istotne informacje i powtórzyć je drugiej osobie, jeśli któraś z was potrzebuje wyjaśnienia.
